Правильно составлять акт проверки

Образец акта обследования объекта

Акт обследования объекта – документ, который может составляться по самым разным поводам, таким как предстоящая передача в аренду, капитальный ремонт здания, передача объекта под охрану, снятие с учета, ввод в эксплуатацию, купля-продажа и т.д. Независимо от того, что именно послужило причинно написания акта, в нем обязательно фиксируется состояние объекта на момент проведения обследования, а также описываются меры, которые могут быть приняты к устранению найденных дефектов, повреждения и поломок.

Акт может составляться в отношении объектов совершенно различного назначения, в том числе жилых и нежилых зданий и сооружений, движимого и недвижимого имущества и т.д.

Обычно обследование носит визуальный характер, но при необходимости, некоторые элементы и детали объекта могут быть подвергнуты более тщательному (а том числе лабораторному) исследованию.

Кто пишет акт обследования объекта

Составлением данного акта занимается специальная независимая комиссия, поэтому, первое, что следует сделать для обследования объекта – назначить членов комиссии, в составе не менее двух человек. Эти люди должны обладать достаточной квалификацией, чтобы произвести обследование и оценку на требуемом уровне, при этом, по возможности к работе следует привлечь специалиста из организации, профессионально занимающейся экспертизой состояния подобных объектов. Кроме того, в комиссии желательно включить представителя заинтересованной стороны.

Фамилии всех членов комиссии должны быть вписаны в документ, с указанием выбранного председателя.

Как правильно составить акт: основные моменты

Унифицированного образца акта нет, поэтому составлять его можно в свободном виде. Во многом форма акта диктуется целью создания документа и его содержанием. Однако для того, чтобы акт обследования объекта обрел законную силу, при его оформлении следует придерживаться некоторых стандартов.

Документ обязательно должен содержать

  • дату составления,
  • наименование и адрес местоположения проверяемого объекта,
  • его состояние (по необходимости),
  • цели, которые преследует обследование,
  • действия, производимые в его рамках,
  • а также результат.

Если в процессе обследования выявляются какие-то повреждения, поломки, дефекты (неважно, внешние или внутренние), их тоже надо отразить в документе (по возможности, с указанием причин, приведших к их появлению). В тех случаях, когда речь при обследовании ведется об объектах капитального строительства, особое внимание следует уделить несущим конструкциям. В заключение акта нужно прописать рекомендации, данные комиссией для устранения обнаруженных недочетов.

Если кто-то из членов комиссии не согласен с внесенными в акт сведениями или выводами, он должен написать свое аргументированное, обоснованное мнение в этом же документе отдельным пунктом.

При необходимости к акту могут прикладываться различные подтверждающие его содержание документы (в т.ч. фотографии, ссылки на видео, свидетельства независимых источников), которые оформляются в виде приложений и обязательно регистрируются в самом акте.

Акт обследования объекта составляется на бумажном носителе не менее чем в двух, а, как правило, даже в нескольких экземплярах (в зависимости от количества заинтересованных сторон). Он может быть заполнен как от руки, так и напечатан на компьютере, но независимо от того, какой способ оформления будет выбран, каждая его копия должна быть заверена оригиналами подписей членов комиссии. Удостоверять печатями заполненный бланк не нужно.

Образец составления акта обследования объекта

В начале документа заполняем его наименование, затем в строке ниже указывается населенный пункт, в котором производилось обследование, а также дата составления акта.

Основная часть акта

Основная часть акта открывается описанием цели проведения обследования (капитальный ремонт, снятие с учета, передача в аренду и т.п.), со ссылкой на основание (заявление, приказ, распоряжение, судебное постановление и т.п.), потом сюда же вписывается состав комиссии. Каждый ее член должен быть внесен в акт с наименованием должности и указанием организации, которую он представляет.

Далее в документ включается адрес объекта и подробные действия, которые были произведены при его обследовании (желательно отдельными пунктами). После того, как описательная часть акта будет составлена, нужно резюмировать проведенную процедуру. Если в ходе обследования не было выявлено никаких повреждения, объект находится в удовлетворительном состоянии и соответствует всем необходимым нормативам, в акте достаточно ограничится фиксацией этого факта.

При обнаружении недостатков, их нужно тщательно описать и дать рекомендации к их устранению.

В заключении все члены комиссии должны поставить под документом свои подписи.

Акты проверок

В любой компании периодически проводятся проверки. Они могут быть как внешними, так и внутренними. Но, вне зависимости от вида проверок, мероприятия предполагают составление актов.

Законодательное обоснование

Составление акта определяется видом проверки, которая документируется:

  • Внутренние. Такие проверки выполняются представителями самой компании. Нужны они для оперативного устранения нарушений, которые могут повлечь за собой санкции. Форма актов обычно определяется внутренними нормами, принятыми в конкретной компании. К таким документам предъявляется относительно мало требований.
  • Внешние. Такие мероприятия выполняются госорганами: МВД, Роспотребнадзором и так далее. К внешним проверкам предъявляются крайне строгие требования. Они же предъявляются и к документации. Особенности оформления итогов проверки содержатся в статье 16 ФЗ №294 «О защите прав ЮЛ и ИП в рамках госконтроля» от 26 декабря 2008 года. Акт внешней проверки составляется по утвержденной форме. Если правила по составлению будут нарушены, компания сможет оспорить наложенные санкции.
Читать еще:  Правильно составлять список дел

ВАЖНО! Правила оформления акта о внутренней проверке рекомендуется зафиксировать в учетной политике фирмы. Именно на основании этой учетной политики будут составляться документы, сопровождающие мероприятие.

Акт о внешних проверках

Правила составления акта зафиксированы в статье 16 ФЗ №294. В пункте 1 статьи 16 указано, что по итогам проверки нужно составить акт в 2 экземплярах. Его форма утверждается Правительством РФ. Согласно пункту 2, в документе должны содержаться эти сведения:

  • Дата и место создания документа.
  • Название госоргана, который проводит проверку.
  • Номер приказа или распоряжения, на основании которого проводится мероприятие.
  • ФИО должностных лиц, ответственных за проверку.
  • Наименование проверяемого лица.
  • Дата и время мероприятия.
  • Данные об итогах проверки.
  • Информация об обнаруженных, в ходе мероприятия, нарушениях.
  • Информация об ознакомлении или об отказе в ознакомлении с актом.
  • Подписи лиц, которые проводили мероприятие.

Акт – это не единственный документ, фиксирующий итоги проверки. К нему нужно приложить ряд бумаг: протоколы об отборе образцов, пробы, заключения специалистов, экспертизы и прочее. Эти документы подтверждают сведения, изложенные в акте.

Акт создается сразу после окончания процедуры проверки. Документ составляется в двух экземплярах. Один из экземпляров передается представителю фирмы. Иногда, для оформления акта, требуются дополнительные документы: заключения экспертов, результаты проведенных исследований и так далее. В этом случае акт проверок составляется в течение 3 суток с даты завершения контрольных процедур.

Итоги проверок могут составлять государственную или коммерческую тайну. В этом случае требуется соблюдать требования, оговоренные в соответствующих законах РФ. ЮЛ и ИП имеют право создать журнал учета проверок. В него вносятся сведения о проведенных мероприятиях:

  • Название госоргана, проводящего проверку.
  • Дата начала и дата завершения мероприятия.
  • Основание для проведения.
  • Задача и предмет контрольного мероприятия.
  • ФИО должностных лиц, проводящих процедуру.

Если журнала учета нет, в акт нужно занести запись об этом.

К СВЕДЕНИЮ! Акт необходим для защиты прав ЮЛ или ИП. Он также нужен и представителям госоргана.

Акт о внутренних проверках

Внутренние проверки подразделяются на множество видов. К примеру, это следующие мероприятия:

  • Аудит.
  • Инвентаризация.
  • Служебная проверка в отношении сотрудника.
  • Проверка по факту несчастного случая на производстве, ЧП.

Нужно учитывать, что при инвентаризации и списании ценностей требуются отдельные формы актов. При всех остальных видах проверочных мероприятий составляется обычный акт проверки.

Акт должен оформляться комиссией. Последняя формируется на основании приказа руководителя компании. В комиссию должны входить ключевые специалисты фирмы. Сама проверка выполняется на основании распоряжения руководителя.

Акт издается на официальном бланке фирмы. В него обязательно нужно вписать название документа, время оформления. Рекомендуется зафиксировать также дату начала и завершения проверки. В документе отражается ФИО участников комиссии, их должности.

К СВЕДЕНИЮ! Акт составляется в рамках служебной проверки. На его сновании сотрудник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.

Правила составления акта

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

В разных сферах деятельности возникают ситуации, требующие документирования именно в форме акта, чем и определяется существование множества разновидностей актов. Различаются они как назначением, так и содержанием. Это могут быть акты:

приемки-сдачи (работ, оборудования, материальных ценностей, документов);

обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, подготовки объектов);

испытаний (образцов, систем, технологий);

приема-сдачи (материальных ценностей, документов);

приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей);

расследования аварий, несчастных случаев;

ликвидации организации и т.д.

Отдельные разновидности актов имеют свои особенности составления и оформления, для многих разновидностей имеются унифицированные формы, утвержденные нормативными актами и обязательные для применения в определенной сфере деятельности. Поэтому при возникновении ситуации, требующей составления акта, прежде всего необходимо выяснить, нет ли утвержденной формы акта для документирования данной ситуации. Нужно также иметь в виду, что наряду с унифицированными формами актов многими министерствами (ведомствами) утверждены специальные правила, инструкции о порядке составления актов.

Общие правила составления актов

При всем многообразии актов с точки зрения их назначения и содержания имеется ряд общих правил, которых необходимо придерживаться при составлении актов.

– Акты составляются коллегиально (должно быть не менее двух составителей). Нередко акты составляются специально создаваемыми комиссиями, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя данной организации, вышестоящей организации или органа управления, осуществляющего контрольные, надзорные или иные функции. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

– Главное при составлении акта – определение фактического состояния дел и правильное отражение его в акте. Если составлению акта предшествовала предварительная работа (проверка, экспертиза, испытания), акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат количественные показатели, фактические сведения и аналитические данные.

– Акт оформляется на общем бланке организации или с использованием унифицированной формы акта.

– Обязательными реквизитами акта являются: название организации, название вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи составителей (с указанием их должностей и, при необходимости, места работы). Некоторые формы актов предусматривают проставление точного времени составления акта в часах и минутах. В том случае, если акт утверждается руководителем, оформляется гриф утверждения.

– Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт», например: Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности, Акт ликвидации торгово-закупочного кооператива «Феникс», Акт списания материальных ценностей, или формулируется с помощью предлога «о», например: Акт об отсутствии на рабочем месте, Акт о несчастном случае на производстве.

– Датой акта является дата его составления. Если составлению акта предшествовали какие-либо мероприятия (проверка и др.), в тексте акта указывается дата или период времени, в течение которого проводилось данное мероприятие, например: В период с 15.09.2003 по 18.09.2003 комиссия провела проверку хранения материальных ценностей на…

Читать еще:  Выберите правильно составленное предложение

– Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указывается основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), называются председатель и члены комиссии. В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может излагаться по пунктам, материал может быть представлен в виде таблицы.

– Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие разновидности актов не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения, которые составляют заключительную часть акта.

– В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта зависит от количества заинтересованных в его получении сторон или определяется нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

– Содержание актов ревизий и обследований согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии должно оформляться на отдельном листе и прилагаться к акту.

– В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Как правильно составить акт – образец заполнения

Если вы хотите узнать, как правильно составляются акты, а также увидеть образец заполнения этого документа, то эта статья специально для вас! Необходимость фиксации тех или иных фактов или событий для того, чтобы установить реальное положение дел, может возникнуть в абсолютно любой организации, независимо от сферы ее деятельности. Именно такие цели и преследуются при составлении актов.

Разнообразие актов, которые используются на практике, очень велико. Это могут быть акты приемки-сдачи документов или работ, акты обследования объектов, приема-передачи ценности, акты инвентаризации и многие другие. Форма некоторых актов устанавливается нормативными документами, для других имеются строгие требования, которые следует соблюдать при оформлении. Но часть актов можно составить и в произвольной форме.

Поэтому при необходимости составить тот или иной акт желательно иметь под рукой его образец. Однако, независимо от того, какой вид акта вам требуется, необходимо знать единые правила оформления таких документов. Эти правила следует соблюдать при составлении всех видов актов, если вы хотите получить грамотно оформленный документ.

Общие требования к составлению акта

  1. В составлении и подписании любого акта участвует сразу несколько лиц. Зачастую на предприятии специальным приказом создают комиссию (смотрите в образце). Может быть назначен специальный состав комиссии для оформления того или иного акта. Это актуально в случае проведения инвентаризации или при расследовании определенной негативной ситуации. Если же по одному и тому же направлению деятельности предполагается периодически составлять акты, то может быть создана постоянно действующая комиссия.
  2. Акты следует оформлять при помощи унифицированной формы, если она предусмотрена для того или иного акта. В других случаях для оформления актов используются стандартные бланки предприятия, в которых должны содержаться все обязательные реквизиты документа. Для вашего удобства мы приводим в данной статье образец акта. Для того, чтобы лучше воспринять информацию о правильном составлении акта, будет полезнее посмотреть пример, чем читать длинное описание.
  3. Дата составления считается и датой акта. В случае проведения предварительных работ перед составлением акта (например, при инвентаризации или во время испытаний нового оборудования) в тексте документа должен быть указан этот период.
  4. Заголовок допустимо составить в одном из двух вариантов: с предлогом (о или об) или же без предлога. Например, заголовок может звучать как акт о списании материальных запасов или же акт приемки выполненных работ.
  5. В начале текста акта должно содержаться указание на основание для его составления. Основание может представлять собой ссылку на договор, приказ или определенный нормативный документ. Ссылка должна содержать дату и номер договора. Например, так. «Основание: приказ директора ЗАО «Солнечный зайчик» от 12.03.2014 №97 «О проведении…».
  6. В начале акта также необходимо перечислить членов комиссии и ее председателя. Следует указывать не только фамилии членов комиссии (в алфавитном порядке), но также и их должности.
  7. В тексте акта нужно отразить произошедшие факты, которые послужили основанием для составления акта. Текст можно завершить выводами и предложениями комиссии.
  8. Материал может быть изложен не только в текстовом виде с разбитием на абзацы или пункты, но и в форме таблицы. При оформлении акта не следует пользоваться устаревшими оборотами, как «мы, нижеподписавшиеся» и т.п.
  9. Акт составляется в стольких экземплярах, как это указано в нормативном документе или же в соответствии с количеством заинтересованных сторон. Если возникнет необходимость указания местонахождения каждого экземпляра, следует отметить это после основного текста. Это будет выглядеть так:

Составлен в 3 экземплярах:

1 экземпляр – в ЗАО «Колесница»

2 экземпляр – в ООО «Профиль»

3 экземпляр – в дело № 05/13

  1. Если акт предусматривает наличие приложения, то ставится отметка аналогично отметке о наличии приложений к деловому письму. Эта отметка указывается перед подписями и после указания на то, где находятся экземпляры акта.
  2. Акт должен быть подписан всеми членами комиссии или же лицами, которые принимали участие в составлении данного документа. Подписи должны находиться в той же последовательности, как и в начале акта, однако при их оформлении нет необходимости указывать должности. По правилам даже тот человек, который не согласен с содержанием акта, должен все же подписать данный документ. В случае несогласия такой человек может поставить рядом с подписью пометку о том, что имеются замечания. Замечания могут быть изложены в свободной форме на отдельном листе, а затем приложены к акту.
  3. С актом должны быть ознакомлены все, чью деятельность или интересы он затрагивает. Под подписями необходимо поставить отметку «С актом ознакомлены:», после чего должны стоять подписи этих заинтересованных лиц.
  4. Согласно действующим нормативным документам некоторые варианты актов также должны пройти процесс утверждения руководителем организации. Нормы делопроизводства требуют, чтобы гриф утверждения стоял в верхнем правом углу на первом листе акта. Это может выглядеть таким образом:
Читать еще:  Правильно составлять букеты видео

Директор ООО «Производственное решение»

На этом мы завершим все теоретические аспекты данного вопроса. И предлагаем вашему вниманию пример, которым можно будет руководствоваться при оформлении любого акта, за исключением тех, которые имеют унифицированную форму.

Акт проверки

Фиксация проведения проверочного мероприятия означает составление и утверждение такого документа, как акт проверки. Причем если проверка проводится органом государственной власти (МВД, Роспотребнадзор и т.п.), акт имеет строго утвержденную форму и порядок заполнения. Нарушения в процедуре проведения проверочного мероприятия могут привести к отмене санкций посредством подачи административного иска.

В той статье мы расскажем о том, как самостоятельно оформить акт проверки в целях внутреннего контроля. Например, в отношении обособленного подразделения, работы отдела и т.п. Здесь же можно узнать о нюансах документа и узнать, где найти порядок проведения проверочных мероприятий.

Акт проверки

Пример акта проверки

Общество с ограниченной ответственностью «Звезда Авроры»

ИНН 495396164 ОГРН 64125414645,

юр. адрес: 628424, Россия, г. Сургут, пер. Магистральный, 18, оф. 16

Акт проверки

15 апреля 2017 г. город Сургут

Время составления акта: 12 час. 30 мин. (местное время)

Время начала проверки: 11 час. 15 мин. (местное время)

Время окончания проверки: 12 час. 25 мин. (местное время)

15 апреля 2017 года комиссией в составе:

Председатель комиссии: заместитель Генерального директора Общества с ограниченной ответственностью «Звезда Авроры» (далее – Общество) Параманов Александр Дмитриевич

Члены комиссии: начальник отдела кадров Общества Усманова Вероника Аркадьевна, специалист финансового отдела Общества Дьякова Ольга Валерьевна,

на основании приказа Генерального директора Общества от 10.04.2017 г. № 168

проведена проверка работы обособленного подразделения Общества по адресу: Россия, г. Сургут, ул. Привокзальная, 49 (ТЦ «Магистраль»).

Присутствовали: руководитель обособленного подразделения Зиновьев Константин Сергеевич, продавец Криворученко Валентина Васильевна.

На момент проведения проверки установлено:

  1. В соответствии с требованиями Роспотребнадзора в обособленном подразделении оформлен уголок потребителя, ценники, проведена маркировка товаров
  2. Трудовая дисциплина соблюдается всеми работниками в полном объеме, медицинские книжки в наличии на каждого работника
  3. В соответствии с приказом Генерального директора № 48 от 09.01.2017 г. и доверенностью на подписание документов № 49 от 09.01.2017 г. оформлен договор аренды помещения, соответствует санитарным требованиям.
  4. Работа с кассовым аппаратом соответствует требованиям законодательства РФ.

По итогам проверки комиссией сделан вывод о надлежащем состоянии работы в обособленном подразделении Общества и готовности к плановой проверке Управления Роспотребнадзора по ХМАО-Югре.

Акт составлен в 2 экз., 1-й экз. направлен Генеральному директору, 2-й экз. вручен руководителю обособленного подразделения.

Председатель комиссии Параманов Александр Дмитриевич

Усманова Вероника Аркадьевна

Дьякова Ольга Валерьевна

Когда составляется акт проверки

Формы актов поверки и порядок проведения мероприятий органами государственной власти Вы найдете в ведомственных приказах, а также нормах Федерального закона от 26.12.2008 г. № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля». Порядок обжалования таких документов закреплен в приказах (административных регламентах). Рекомендации по составлению административного иска об оспаривании решения органа власти размещены на нашем сайте.

Если требуется составить акт проверки деятельности работника, то необходимо обратиться к нормам Трудового кодекса РФ. Большинство актов в отношении работников составляются в рамках служебных проверок с соблюдением требований ст. 193 ТК РФ. На сайте можно найти образец Акта об отсутствии на рабочем месте, об отказе от подписи, от получения и др.

Учтите также, что акт инвентаризации и акт списания материальных ценностей имеют строго регламентированную законодательством РФ форму (информация о составлении таких документов также есть на сайте). Во всех остальных случаях, когда требуется фиксация факта проведения проверки того или иного обстоятельства, документирование результатов и выводов комиссии, составляйте акт проверки.

Содержание акта проверки

Акт – документ, который составляется комиссией. Она может быть утверждена приказом руководителя, может быть образована на месте. Основанием проверки чаще всего служит распорядительный акт руководителя, который и указывается в основании.

Издается документ на официальном бланке организации, содержит наименование (акт проверки), дату, место и время составления. Целесообразно указать дату начала и окончания проверочного мероприятия.

Основное содержание документа представляет собой указание на ф.и.о. и должности членов комиссии, основание проведения проверки, присутствующие лица, что установлено, выводы комиссии и подписи.

Акт проверки может стать проведением служебной проверки в отношении отдельных работников и привлечении по ее итогам к дисциплинарной ответственности.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector