Содержание

Правильно составлять бухгалтерские справки

Бухгалтерская справка

Бухгалтерская справка относится к первичной документации и является своего рода универсальным документом, поскольку используется при учете и отчетности как по бухгалтерии, так и по налогам. Она общеприменима и широко распространена, т.к. ее использование востребовано в самых различных ситуациях. Как следует из самого названия документа, ее составление входит в компетенцию специалистов бухгалтерских отделов.

В каких случаях используется бухгалтерская справка

Бухгалтерская справка не имеет статуса обязательного документа, но ей можно «изменить» неверные данные.

Как правило, справка носит вспомогательный характер. Чаще всего она используется при необходимости исправления некорректно внесенных данных в документы бухгалтерской и налоговой отчетности: правильные сведения вносятся в справку и досылаются в налоговую инспекцию.

Кроме того, она применяется при любых операциях, требующих пояснений, фиксации расчета различного рода сумм, подтверждения произведенных проводок при отсутствии других обосновывающих документов, проведении операций с применением дополнительных подсчетов и т.д.

Таким образом, при помощи бухгалтерской справки можно оформить практически любую финансово-хозяйственную операцию в деятельности предприятия.

Стоит отметить, что при желании любая компания имеет полное право подтверждать факт проведения операций, не требующих применения стандартные видов документации не с помощью бухгалтерских справок, а при помощи индивидуально разработанных форм первичных документов (конечно, при условии внесения в них необходимых реквизитов). Это значит, что в большинстве случаев бухгалтерская справка является заменяемым документом.

Порядок составления бухгалтерской справки

Документ не имеет единого, унифицированного, обязательного к применению образца, поэтому специалисты бухгалтерских отделов могут писать его в свободном виде или использовать разработанные и утвержденные на предприятии шаблоны. В качестве комментария нужно отметить, что хотя собственные формы документов организации должны регистрировать в своей учетной политике, в данном случае делать это необязательно, т.к. очень уж разнообразны поводы для написания бухгалтерских справок.

Некоторые бухгалтера по инерции используют ранее общепринятые типовые формы, которые удобны и просты в заполнении. Независимо от того, какой вариант будет выбран, есть некоторые сведения, которые бухгалтерская справка должна содержать в обязательном порядке: это

  • данные об организации,
  • дату и причину составления,
  • документы и проводки, к которым она прилагается,
  • а также подпись ответственного лица.

Можно ли вносить исправления в бухгалтерскую справку

От ошибок никто не застрахован. И хотя бухгалтерская справка сама по себе во многих случаях служит как раз для исправления различного рода неточностей, она также может потребовать некоторых исправлений. Если справку по каким-либо причинам невозможно перепечатать заново, то в этом случае действия должны происходит в следующем порядке:

  1. аккуратно зачеркиваются неверные сведения,
  2. сверху вписываются правильные данные,
  3. ставится дата и подпись исправителя (с расшифровкой и указанием должности).

Правила оформления документа

Бухгалтерскую справку можно писать как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации, ее можно составлять как от руки, так и печатать на компьютере. Но в любом случае, она обязательно должна быть заверена оригиналом подписи сотрудника, который ее написал. Удостоверять документ печатью необязательно, поскольку с 2016 года юридические лица по закону имеют полное право не использовать в своей работе оттиски печатей и штампов.

К составлению справки необходимо относится также тщательно и внимательно, как и к любому другому виду первичных документов. Чем подробнее она будет составлена, тем меньше вопросов вызовет при проверке.

В справку нужно вносить только достоверные сведения, а если в процессе написания обнаружатся какие-либо ошибки, их лучше не исправлять, а написать новый исправленный вариант документа.

После составления некоторые виды справок необходимо регистрировать во внутренних журналах организации. Например, бухгалтерскую справку необходимо вписывать в книгу продаж, если она отражает сумму НДС с остаточной стоимости основных средств, передаваемых в уставный капитал фирмы.

Пример составления бухгалтерской справки

  1. В начале документа обязательно заполняются реквизиты: посередине пишется полное название организации с расшифровкой аббревиатуры организационно-правового статуса.
  2. В строке ниже указывается ее адрес (с почтовым индексом), ИНН, и КПП – все в строгом соответствии с учредительными бумагами.
  3. Далее ставится дата составления бухгалтерской справки и указывается ее номер.
  4. Ниже располагается табличка, в которую вносятся коррективы к произведенному отчету за предыдущий отчетный период. Здесь вписываются
    • номер действия (по порядку),
    • его суть,
    • количество,
    • точная сумма,
    • номер регистра, по которому проходила операция.
  5. В завершение документ подписывается специалистом-составителем, с обязательным указанием его должности и расшифровкой подписи.

Что делать с бухгалтерской справкой после

Как любая другая первичная документация, бухгалтерская справка подлежит учету и хранению. При этом срок ее содержания составляет не менее трех лет (для разных целей определены разные периоды: например, справку для налогового учета нужно держать 4 года, а если она служила подтверждением для проведения какой-либо проводки – то и все 5 лет).

Бухгалтерская справка (справка-расчет)

Бухгалтерская справка — это первичный учетный документ, содержащий сведения об операции (событии), которая должна быть отражена в бухгалтерском или налоговом учете.

Читать еще:  Как правильно составлять поздравления

Бухгалтерская справка-расчет является разновидностью бухгалтерской справки и отличается от нее только тем, что содержит расчет какого-либо показателя, который должен быть отражен в учете.

Кто и когда составляет бухгалтерскую справку (справку-расчет)

Бухгалтерскую справку оформляет единолично бухгалтер организации, когда выполняется любое из двух условий:

1) для учета какой-либо операции (события) составление другого первичного документа не предусмотрено.

Например, при исправлении ошибок в бухучете, в т.ч. сторнировочной записью. Тогда в бухгалтерской справке надо описать, когда и какая операция была неверно отражена на счетах бухучета, указать причины совершенной ошибки и способ ее исправления (содержание исправительной записи);

2) для учета какой-либо операции (события) на основании имеющихся первичных документов необходимо провести дополнительные расчеты. В этом случае оформляется бухгалтерская справка-расчет. Например, в ней может приводиться расчет:

— суммы НДС, восстанавливаемого при передаче ОС в уставный капитал;

— первоначальной стоимости ОС, складывающейся из нескольких видов затрат;

— суммы резерва по сомнительным долгам.

По какой форме следует составлять бухгалтерскую справку (справку-расчет)

Обязательная для применения форма бухгалтерской справки нормативно не установлена.

Поэтому ее надо разработать самостоятельно и утвердить приказом руководителя организации в качестве приложения к бухгалтерской учетной политике.

При этом форма справки должна содержать все реквизиты, обязательные для первичного документа:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи и фамилии должностных лиц.

Порядок составления бухгалтерской справки (справки-расчета)

На бланке бухгалтерской справки в левом верхнем углу обязательно вписывают полное наименование предприятия в соответствии с учредительными документами.

Можно также написать адрес места нахождения организации, идентификационный номер налогоплательщика и код постановки предприятия на учет в налоговый орган.

После наименования предприятия указывается дата составления документа.

Дата составления документа соответствует дате обнаружения ошибки.

Посередине бухгалтер пишет наименование документа. В нашем случае, это бухгалтерская справка.

После этого в справке указывается когда и какая операция была неверно отражена на счетах бухучета, причина совершенной ошибки и способ ее исправления.

Если была указана неправильная сумма, то в содержании справки пишется наименование хозяйственной операции, в которой допущена ошибка и указывается фактическая сумма.

Далее рассчитывается правильная сумма хозяйственной операции и сумма, на которую необходимо внести исправления в бухгалтерский учет предприятия.

Если была применена неправильная корреспонденция счетов, тогда в бухгалтерской справке надо описать, когда и какая операция была неверно отражена на счетах бухучета, указать причины совершенной ошибки и способ ее исправления (содержание исправительной записи);

При этом бухгалтер предприятия должен указать измерители хозяйственной операции, по которой вносятся исправления, в натуральном и денежном выражении.

После содержания бухгалтерской справки указываются наименования должностей лиц, ответственных за ее написание, и их подписи.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

Инструкция: как составить бухгалтерскую справку

Роль документа в учете

Любая хозяйственная операция из жизнедеятельности учреждения должна найти свое отражение в бухгалтерском учете, и эта тема — далеко не новость для бухгалтеров. Каждый факт деятельности должен быть подтвержден документально. Внесение записей без подтверждающей первичной документации недопустимо.

Для большинства операций финансово-хозяйственной деятельности предприятия предусмотрены специальные унифицированные бланки первичной документации. Применение унифицированных форм не обязательно, и бланки можно разработать самостоятельно или же доработать существующие. Однако многие организации предпочитают применять унифицированные формы первички и учетных регистров.

Но далеко не все события хозяйственной жизнедеятельности экономического субъекта могут быть отражены специальными бланками. Для определенного рода операций нет ни форм, ни нормативов учета. Но это не означает, что такие факты можно скрывать, то есть не отражать в бухучете. Именно для таких операций предусмотрены специальные бланки первичной документации — бухгалтерские справки.

Бухгалтерской справкой можно отразить совершенно любую операцию: от начисления заработной платы или отпускных до формирования себестоимости готового продукта или расходы на оплату налогов в бюджет. Данный бланк первичной документации универсален и позволяет раскрывать обязательные реквизиты для регистрации фактов в учете.

Когда составляют бухгалтерскую справку

В первую очередь определим, что это за справка. Это первичный бухгалтерский документ, который используется для отражения специфических хозяйственных операций учреждения. Например, статья 313 НК РФ регламентирует перечень ситуаций, при которых используется бухсправка:

  1. При выявлении неточностей и ошибок в бухгалтерском учете. В такой ситуации составляется образец бухгалтерской справки об исправлении ошибки, который и является подтверждением внесения исправлений в бухучет.
  2. При необходимости специфической детализации учета. Например, при ведении раздельного учета по НДС.
  3. При необходимости внесения пояснительных записей к хозяйственным операциям. Например, для отражения операций по списанию дебиторской или кредиторской задолженности.
  4. Для подтверждения расчетов, производимых при осуществлении хозяйственных операций. Примером данной ситуации может быть расчет компенсации за задержку заработной платы, расчет компенсации отпуска при увольнении или же исчисление отпускных или декретных.

Бланк документа

Для внесения аналогичных записей в бухучете используйте унифицированный бланк справки ОКУД 0504833 либо разработайте бланк самостоятельно. Форму разработанного документа утвердите в учетной политике или отдельным приказом.

Проверьте, образец написания бухгалтерской справки должен содержать обязательные реквизиты:

  • наименование документа;
  • дата его составления;
  • полное или сокращенное название организации в соответствии с уставной документацией (дополнительно могут быть отражены реквизиты, идентифицирующие субъект, — ИНН, КПП, адрес);
  • суть проведенной хозяйственной операции;
  • Ф.И.О. ответственного лица, составившего документ.

Бухгалтерская справка: это пояснение или расчет

Универсальные вещи в значительной степени облегчают человеческую жизнь. Понятие универсальности также уместно в деловой сфере. Так, универсальный документ в бухгалтерском учете может решить множество проблем.

Читать еще:  Правильно составленное объявление сдаче квартиры

Что такое бухгалтерская справка

В процессе ведения бухгалтерского учета нередко встречаются ситуации, когда для конкретной хозяйственной операции не предусмотрена форма первичного документа. При этом для отражения данных в учете обязательным условием является наличие соответствующей первичной документации. Едва ли для этого не подойдет простая таблица или напечатанный текст.

Составление и подписание документа

Деловая бумага для отражения таких операций в учете отвечает следующим требованиям:

  • отражать характерные реквизиты (номер, дату, название документа, наименование юридического лица (составителя деловой бумаги), ФИО и должность сотрудника, составившего бумагу, подписи, штампы и другие)
  • ясно отражать содержание хозяйственной операции
  • документ не противоречит законодательству

Кроме того, бухгалтер периодически выполняет расчеты для отражения в учете определенных данных. Это могут быть проценты по кредитам, дебиторская и кредиторская задолженность, суммы неустойки за просрочку платежей, суммовые и курсовые разницы и т.д.

Поэтому было введено понятие «Бухгалтерская справка», которая применяется для целей и бухгалтерского, и налогового учета. Таким образом, бухгалтерская справка – это вид первичного документа, который выступает как основание для отражения в учете конкретных данных.

Для каких целей используется бухгалтерская справка

Бухгалтерские справки используются для реализации двух основных целей:

  1. Корректировка ошибок и недочетов в отчетности (бухгалтерской либо налоговой).
  2. Отражение данных в учете.

Приложение к отчету

При этом для внесения изменений в отчетность такую деловую бумагу отправляют в контролирующие органы. Кроме того, таким документом вводится ясность при обнаружении недочетов, выявленных в ходе проверки.

Не меньшую важность справка приобретает в качестве внутреннего документа, которым пользуются бухгалтера. Каждый из бухгалтеров или других уполномоченных работников, если возникает необходимость, имеет возможность определить, на каком основании возникала та или иная проводка.

Вместо бухгалтерской справки организация имеет возможность использования самостоятельно разработанных форм документов, которые отражают такие же хозяйственные операции. Однако целесообразно применять этот способ в тех случаях, когда одна и та же операция носит периодический характер. В противном случае проще использовать бухгалтерскую справку, так как создание формы первичного документа (отличного от стандартных форм) требует трудовых и временных затрат.

В бухгалтерском учете справка применяется:

  • с целью обоснования конкретных расчетов
  • для уточнения или пояснения данных
  • для документального подтверждения некоторых проводок

Какие сведения необходимы для составления бухгалтерской справки

Как и любой первичный документ, бухгалтерская справка отражает сведения об операции или возникших событиях, которые находят отражение в учете. Кроме того, в ней указываются необходимые реквизиты, наличие которых позволит признать документ действительным:

  • название (бухгалтерская справка-расчет, бухгалтерская справка)
  • число, месяц и год создания документа
  • полное название юридического лица или ИП
  • подробное описание операции (состав и форма зависят от цели использования справки)
  • единицы измерения (если это предоставляется возможным)
  • данные о лицах организации, которые несут ответственность за составление справки
  • подписи

Форма бухгалтерской справки

Разработанной и утвержденной формы бухгалтерской справки нет. Информация о порядке составления такого документа может быть отражена в учетной политике организации, а ее форма разработана и утверждена (учетной политикой) индивидуально в пределах одного юридического лица. Однако это условие не носит обязательный характер, так как случаев, когда необходимо составить справку, неограниченное количество.

Справка оформляется на:

  • фирменном бланке организации
  • простом листе А4

При этом составить деловую бумагу можно также двумя способами:

  • вручную
  • на машинном носителе, распечатав и поставив соответствующие подписи

При каждом из способов составления документа не возникает необходимости наличия оттиска печати организации.

Бухгалтерская справка составляется в следующей последовательности:

  1. В левом верхнем углу указывается название предприятия (как с учредительными документами).
  2. Допускается написание юридического адреса и ИНН.
  3. Затем ставится дата составления деловой бумаги (как правило, время совпадает с датой, когда выявлена ошибка или совершена операция).
  4. Описывается произошедшая ситуация, суммы, порядок действий и отражения данных в учете (конкретная форма зависит от ситуации).
  5. Информацию можно представить в табличном виде.
  6. Можно указать какой именно документ справка поясняет или исправляет.
  7. При необходимости прописываются бухгалтерские проводки.
  8. Если совершена ошибка, то указывают ее причину.
  9. При возможности указываются суммы и количественные измерители.
  10. Указываются ФИО и должности ответственных за составление документа, собираются подписи.
  11. Документ заверяется главным бухгалтером.

Некоторые виды справок необходимо зарегистрировать во внутренних регистрах организации (например, справку для отражения суммы НДС нужно отразить в книге покупок или книге продаж).

Возможно ли внесение исправлений в бухгалтерскую справку

В случае, если обнаружена ошибка в готовой бухгалтерской справке, а написать или напечатать новый документ и собрать необходимые подписи не представляется возможным, то ее можно исправить. Для этого нужно соблюдать некоторые правила:

  • сначала неверные данные необходимо с наибольшей аккуратностью зачеркнуть чернилами
  • затем нужно написать сверху зачеркнутых данных исправляющую информацию
  • в завершение указываются фамилия, инициалы и должность сотрудника, который внес исправления, ставится его подпись и дата исправления

Сколько хранится документ

Период, в течение которого справка должна храниться в организации, определяется в зависимости от того, к какому участку учета она относится и какую информацию содержит. Такой период не должен быть меньше трех лет. То есть длительность периода хранения справки будет равна сроку хранения документа, к которому она относится.

Исправления бухгалтерской справкой

Внесение исправлений в отчетность или данные учета – одно из назначений бухгалтерской справки. Составлять такой вид документа следует на основании типичной формы, но с учетом некоторых особенностей.

Если вносятся исправления в учетные регистры, необходимо обязательно указывать:

  1. Наименование, номер и дату документа, в который необходимо внести коррективы.
  2. Содержание хозяйственной операции в точном соответствии с регистром учета.
  3. Та сумма, на которую изменяются данные (можно дополнительно указать сумму, отраженную в учете).
  4. Если это уместно, то указывают данные в натуральном выражении (ошибочные и новые).
  5. Проводка, с помощью которой вносится исправление (счет дебета и кредита, при необходимости указывается, что исправление вносится методом «красное сторно»).
Читать еще:  Правильно составлять письма образец

Образец бухгалтерской справки

При исправлении существенных ошибок в отчетности важно опираться на тот факт, сдана ли и утверждена отчетность:

  • если отчетный период еще не закончен, то внести исправление нужно тем месяцем, в котором выявлена ошибка
  • если отчетный период закончился, но отчеты не утверждены, то исправления отражаются в декабре отчетного периода
  • когда отчетность прошла все стадии проверки и утверждения, то исправления вносятся датой обнаружения ошибки, используя счет учета нераспределенной прибыли

Налоговая отчетность исправляется путем представления новой декларации, однако бухгалтерская справка в этом случае используется как внутренний или поясняющий документ.

Бухгалтерская справка-расчет

В процессе деятельности бухгалтеру часто приходится производить расчеты, которые не находят отражение в регистрах учета. Для большего удобства и улучшенного внутреннего контроля целесообразно составлять бухгалтерские справки.

Справка-расчет может понадобиться в следующих случаях:

Необходимый расчет показателей

  1. При необходимости рассчитать амортизацию нематериального актива или основного средства.
  2. Для расчета балансовой стоимости основного средства для его продажи (таким способом можно обосновать цену продажи).
  3. Для распределения сумм НДС.
  4. Для распределения разных видов затрат.
  5. При расчете курсовых или суммовых разниц.
  6. Для списания дебиторской или кредиторской задолженности по различным причинам.
  7. Для расчета сумм отпускных или заработной платы.
  8. Для оформления всевозможных операций, связанных с кредитами и займами.
  9. Для распределения прибыли и т.д.

При составлении такой справки лучше всего описать все подробности расчетов. При этом желательно указывать данные о документах, имеющих прямое отношение к расчетам, и по возможности ссылаться на акты законодательства.

Поясняющая справка для отражения хозяйственных операций

С помощью такой деловой бумаги можно внести ясность в некоторые хозяйственные операции либо создать основание для отражения в учете какого-либо процесса. Для этого обязательно нужно указать:

  • основание
  • содержание
  • способ отражения в учете

Желательно приводить ссылки на другие документы.

Таким образом, бухгалтерская справка содержит основные реквизиты и дополнительную информацию, которую желательно описывать как можно подробнее.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Пошаговая инструкция по составлению бухгалтерской справки с примерами и образцами

Иногда в бухучете случаются нестандартные ситуации. Ввиду своей редкости они не обладают специальными документами, которыми их можно было бы отразить в отчетности. В таких случаях бухгалтеру следует обратиться к специальному документу – бухгалтерской справке, форма которой не устанавливается законодательно, но должна быть зафиксирована в учетной политике любого предприятия.

Что представляет собой бухгалтерская справка и для чего она нужна?

Все люди ошибаются, бухгалтеры не исключение. Для того, чтобы исправить ошибки, а также чтобы отразить в учете нестандартные хозяйственные операции можно воспользоваться бухгалтерской справкой.

Как написать характеристику на работника? Образец и пошаговая инструкция содержатся в публикации по ссылке.

Таким образом, бухгалтерская справка необходима для того, чтобы вносить изменения в отчетность, а также для того, чтоб отражать в учете специфические хозяйственные операции (раздельный учет деятельности, представительские расходы).

Бухгалтерская справка: реквизиты и образец написания

Как рассчитать декретные выплаты самостоятельно? Руководство содержится в нашей новой статье по ссылке.

Бухгалтерская справка об исправлении ошибки должна обладать:

  • Наименованием (в котором собственно пишется «бухгалтерская справка»)
  • Датой составления
  • Наименованием предприятия, от лица которого оформлена справка
  • Содержанием факта хозяйственной деятельности
  • Измерителями факта хозяйственной деятельности в вещественном и стоимостном выражении
  • Наименованием должностей субъектов, которые являются ответственными за хозяйственную операцию, а также за ее правильное оформление
  • Личными подписями указанных субъектов

Образцы написания бухгалтерской справки об исправлении ошибки и списании кредиторской задолженности

Пример написания бухгалтерской справки об исправлении ошибки находится тут. А бланк бухгалтерской справки для последующего заполнения, вы можете скачать здесь.

Образец бухгалтерской справки о списании кредиторской задолженности:

Справка о списании задолженности.

Образцы бухгалтерской справки об исправлении ошибки:

Справка об исправлении ошибки. Образец бухгалтерской справки об исправлении ошибки.

Когда используется бухгалтерская справка?

Данный документ используется в следующих случаях:

  • При ошибках в бухучете

Что такое оборотно-сальдовая ведомость? Образец заполнения и пошаговая инструкция содержатся в нашей новой публикации по ссылке.

Бухгалтер оформил бухгалтерскую справку и отразил проводки:

  • Д26 К70 – 1 000 р.. Сторнирование избыточно начисленной зарплаты.
  • Д70 К 68 – 130 р.. Сторнирование избыточно удержанного НДФЛ.

На дату возврата денежных средств в кассу фирмы «А»:

  • Д50 К70 – 870 р.. Лишние уплаченные деньги возвращены в кассу.

Ситуация с НДФЛ была урегулирована в следующем месяце.

  • При операциях с дополнительными расчетами

Как зарегистрировать товарный знак самостоятельно и какие документы для этого потребуются – узнайте здесь.

В некоторых случаях расчет налога требует дополнительных расчетов. Если, к примеру, фирма ведет реализацию и оптом и в розницу, то налог рассчитывается для каждого вида деятельности отдельно.

Для этой ситуации специального документа не предусмотрено. В таком случае для того, чтобы правильно оформить хозяйственную операцию необходимо составить бухгалтерскую справку.

Образец бухгалтерской справки по договору возмездного оказания услуг.

На сколько дней дают больничный при ОРВИ и других болезнях, вы можете узнать в этой статье.

29-го февраля бухгалтером был определен норматив представительских расходов, и была оформлена бухгалтерская справка.

  • Для подтверждения акта хозяйственной сделки

Согласно российскому законодательству аренда не считается услугой. По этой причине большинство арендодателей не составляют акт об ее оплате.

Для того, чтобы правильно оформить эту операцию, необходимо составить бухгалтерскую справку.

Как правильно сшивать документы в делопроизводстве? Подробный ответ находится тут.

Несмотря на то, что законом не фиксируются нормативы по оформлению бухгалтерской справки, основные ее реквизиты и порядок оформления все же должны быть прописаны в учетной политике любого предприятия.

Бухгалтерская справка используется для того, чтобы исправить ошибки и для учета специфических хозяйственных операций.

В каком порядке осуществляется исправление ошибок в бухгалтерском и налоговом учете, вы можете узнать в следующем видео:

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector