Содержание

Правильно заполнять акт инвентаризации

Инструкция: заполняем инвентаризационные описи

Как проводится инвентаризация

Для начала разберемся с вопросом, как компании инвентаризируют основные средства и товарно-материальные ценности. В первую очередь оформляется соответствующий приказ. Для него разработана унифицированная форма № ИНВ-22, форма по ОКУД 0317018. В ней содержится такая информация:

  • наименование организации;
  • структурное подразделение;
  • состав инвентаризационной комиссии;
  • перечень проверяемых обязательств, имущества и основных средств;
  • время и место инвентаризации;
  • основание для проведения инвентаризации.

Инвентаризации подлежат как основные средства и активы, находящиеся в собственности организации, так и ОС, которые пришлось арендовать.

Перечень составляется в двух экземплярах. Первый — для бухгалтерской службы для составления сличительной ведомости (если есть расхождения с бухгалтерским учетом). Второй — для материально ответственного лица (МОЛ).

До начала процедуры у материально ответственного лица берется расписка, что все документы сданы в бухгалтерию, следовательно, приняты к учету или списаны в расход. Она составляется на унифицированной форме описи, внизу на заглавном листе. Отдельного документа не нужно.

Приказ о проведении инвентаризации

Бланк инвентаризационной описи ТМЦ

Бланк «инвентаризационная опись товарно материальных ценностей» — это унифицированный документ № ИНВ-3 (форма по ОКУД 0317004), утвержден Постановлением Госкомстата № 88. Он необходим в ходе инвентаризации материалов, товаров и готовой продукции. Вы можете скачать бланк инвентаризационной описи товарно материальных ценностей, а затем мы поэтапно расскажем, как правильно заполнить его. Напоминаем, что опись по результатам инвентаризации основных средств составляется отдельно.

Как заполнить инвентаризационную опись

Шаг 1. Заполняем наименование организации, структурное подразделение, код по ОКТМО, вид ценностей, реквизиты документа-основания для проведения инвентаризации.

Шаг 2. Материально ответственное лицо удостоверяет своей подписью, что все ТМЦ оприходованы или списаны.

Шаг 3: В организациях, где ведется автоматический учет данных в специализированных программах, форма № ИНВ-3 составляется при помощи этих программ. Они сами заполняют графы 1-9, а комиссия отмечает в графе 10 наличие объектов по перечню. Комиссия определяет реальное наличие инвентаризируемого имущества, пересчитывая и перевешивая его при необходимости. Запрещено вносить в перечень данные об остатках со слов материально ответственного лица или по данным бухгалтерского учета, не проконтролировав их фактическое наличие.

В примере ниже номенклатурный и инвентарный номера совпадают, но это не обязательное условие. Столбец «номер паспорта» (9) заполняется только в случае, если ТМЦ содержат драгоценные камни и металлы.

Итог подводится по каждой странице формы. Количество страниц может быть любое, в зависимости от фактического наличия ценностей.

Шаг 4. После заполнения всех полей составляется последний лист с итогами всех страниц, подписью председателя и составом инвентаризационной комиссии, которые определены в приказе. В комиссию могут входить:

  • административный персонал организации;
  • работники бухгалтерии;
  • иные специалисты.

Лица, ответственные за хранение ТМЦ, подтверждают факт присутствия на инвентаризации и подписывают ведомость, соглашаясь с фактическими данными, которые в ней указаны.

Далее вы можете скачать образец инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей.

Заполнение инвентаризационной описи основных средств

Образец заполнения инвентаризационной описи основных средств представляет собой унифицированную форму № ИНВ-1. Документ для основных средств заполняется аналогично примеру для формы № ИНВ-3. Смело используйте приведенную инструкцию.

Также на нашем сайте можно скачать бланк инвентаризационной описи основных средств.

Ответственность за составление и срок хранения

После подписания всех экземпляров описи по основным средствам и ТМЦ один из них передается в бухгалтерию для выявления расхождений и составления сличительных ведомостей (унифицированная форма № ИНВ-19, ОКУД 0317017). При обнаружении недостач или излишков бухгалтерская служба предлагает варианты отражения данных фактов хозяйственной жизни организации.

По результатам инвентаризации материально ответственные лица могут быть оштрафованы по причине причинения ущерба организации.

Инвентаризационная комиссия несет ответственность за составление документов, соблюдение сроков и порядка проведения инвентаризации. Если хотя бы один из членов комиссии не присутствовал во время проведения инвентаризации, ее результаты могут быть оспорены.

Опись хранится в организации не менее пяти лет.

Если статья помогла, поделитесь ею в Facebook, ВКонтакте или Twitter. Это самый простой способ сказать нам спасибо. А задать вопросы по основным средствам, ТМЦ, нематериальным активам и налогам, а также ознакомиться с последними новостями в области бухгалтерского учета и налогообложения вы можете в наших соцсетях.

Акт инвентаризации наличных денежных средств по форме ИНВ-15

Акт по форме ИНВ-15 – главный документ, который используется для фиксации результатов внезапной проверки хранящихся в кассе денежных средств или, говоря проще, инвентаризации кассовой наличности. Проверка эта может производиться как по требованию специалистов налоговой инспекции, так и по инициативе руководства организации, на основании специально изданного приказа.

Если инвентаризация происходит по необходимости, в связи со сменой материально-ответственного сотрудника, то данный документ составляется в трех экземплярах: по одному для бывшего и нового материально-ответственного лица, и третий – для бухгалтерии организации. Если это плановая проверка, то достаточно двух экземпляров.

Читать еще:  Как правильно заполнять форму кс 3

Образец и пустой бланк формы ИНВ-15

Форма ИНВ-15 несложная, заполнение ее, как правило, не вызывает особых затруднений. Тем не менее, порой, специалисты без должного опыта сталкиваются с некоторыми непонятными моментами.

1 часть: реквизиты организации и дата проверки

Условно форму ИНВ-15 можно поделить на три части. Первая часть включает в себя все основные данные, касающиеся организационно-правового статуса компании, а также сведения, являющиеся обоснованием проведения данной проверки. То есть здесь нужно указать:

  1. организационно-правовую форму организации (ИП, ООО, ЗАО);
  2. полное название компании;
  3. вид деятельности (шифр из ОКВЭД);
  4. номер и дату приказа, который явился основанием для внезапной проверки; хранящейся в кассе наличности;
  5. номер и дату составления данного акта по форме ИНВ 15, то есть актуальные сведения на фактическую дату проведения инвентаризации.

2 часть: расписка материально-ответственного лица и данные по результатам проверки

Следующая часть формы ИНВ-15 относится непосредственно к подсчету суммы средств в кассе. Но прежде материально-ответственное лицо, на которое возложена функция за контролем кассовой наличности и соблюдением установленных законом норм дает специальную расписку. Роспись ответственного лица будет свидетельствовать о том, что все приходники и расходники переданы в бухгалтерию, а наличные средства предприятия в полном объеме находятся на данный момент в кассе. Затем этот сотрудник должен от руки вписать в документ свою должность, поставить дату, подпись и расшифровку подписи.

Следующий этап — инвентаризационная комиссия в составе нескольких человек подсчитывает все финансовые средства в кассе и вносит данные сведения в бланк акта.

Здесь нужно обязательно сделать разделение средств по виду наличности: то есть в акт ИНВ-15 кроме подсчитанной суммы в виде наличных денег надо вписать марки, чеки, ценные бумаги и т.д. Все записи нужно вносить как в числовом виде, так и с полной письменной расшифровкой числового значения.

Чуть ниже вносятся данные о сумме наличных средств по результатам бухгалтерского учета. По идее, эти два значения должны совпадать, хотя иногда по ним встречаются и расхождения. Если выявлено несовпадение реальных и учетных данных, то есть недостача или излишек, их нужно также обязательно внести в акт инвентаризации в соответствующие разделы.

Затем нужно обязательно указать последние номера приходно-кассового ордера и расходно-кассового ордера, зарегистрированных до начала проверки.

3 часть: подписи инвентаризационной комиссии

К этой части относятся должностные данные всех участников проверочной комиссии с подписями и их расшифровкой. Здесь же, после ознакомления с полученными цифрами, снова должен расписаться материально-ответственный сотрудник, в присутствии которого и должна была проводиться вся процедура.

Внимание! Если в процессе проверки денежной наличности в кассе были выявлены какие-то расхождения между реальными суммами и теми, что зарегистрированы по бухгалтерскому учету, то это необходимо отразить на оборотной стороне акта формы ИНВ -15 с комментариями материально-ответственного лица. В комментариях ответственный сотрудник должен дать необходимые пояснения по установленному факту. На основании данного объяснения руководство предприятия, а также налоговые специалисты (если проверка проведена по их инициативе), принимают решение о том, как поступить с обнаруженными излишками или недостачей. Это решение также вписывается с обратной стороны бланка ИНВ-15 и заверяется подписью руководителя и печатью.

Коротко об основных моментах внезапной проверки средств, хранящихся в кассе

Инвентаризация может проводиться по нескольким причинам:

  • выявление избытка или нехватки наличности в кассе;
  • завершение календарного года;
  • смена материально ответственного лица;
  • ликвидация предприятия;
  • форс-мажорные обстоятельства (пожары, затопления и пр.).

Проверка обязательно должна проводиться комиссией в составе нескольких сотрудников, а также в присутствии лица, которое несет ответственность за соблюдение норм хранения кассовой наличности. По итогам инвентаризации обязательно должен составляться соответствующий акт, с вынесением решения об устранении обнаруженных нарушений.

Акт инвентаризации

Составить акт инвентаризации правильно – задача не из легких. С одной стороны, порядок проведения процедуры инвентаризации и примерные формы актов закреплены законодательством. Это приказ Минфина № 49 от 13.06.1995 г. «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», Постановление Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88. Также вопросы инвентаризации освещаются и приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34н (о ведении бухгалтерского учета и отчетности).

В этой статье мы расскажем об основных нюансах составления акта по итогам инвентаризации, ведь такой документ является доказательством по гражданским делам и основанием для привлечения к материальной ответственности работников.

Акт инвентаризации

Пример акта инвентаризации

Акт инвентаризации

наличных денежных средств, находящихся по состоянию на 07 июля 2017 г.

Общество с ограниченной ответственностью «СоюзПромТех»

Обособленное подразделение в г. Новокузнецке

Основание для проведения инвентаризации: приказ № 49 от 06.07.2017 г.

Дата начала инвентаризации: 07.07.2017 г.

Дата окончания инвентаризации: 07.07.2017 г.

Дата составления акта: 07.07.2017 г.

К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию и все денежные средства, разные ценности и документы, поступившие на мою ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Материально ответственное лицо: кассир Пархоменко Екатерина Владимировна

Акт составлен комиссией, которая установила следующее:

1) наличных денег 42 000 руб. 37 коп.

2) марок – руб. – коп.

3) ценных бумаг – руб. – коп.

Итого фактическое наличие на сумму 42 000 руб. 37 коп.

_Сорок две тысячи руб. ____ коп.

По учетным данным на сумму 44 000 руб. 00 коп.

__Сорок четыре тысячи_руб. ____ коп.

Результаты инвентаризации: излишек ______ руб. ___ коп.

недостача __1999___ руб. _63_ коп.

Последние номера кассовых ордеров:

Читать еще:  Правильно заполнять бланки егэ обществознанию

Заместитель исполнительного директора Полищук П.Р.

главный бухгалтер Прокопенко М.В.

заместитель начальника отдела кадров Донцова В.С.

старший специалист финансового отдела Раскопова Д.В.

Подтверждаю, что денежные средства, перечисленные в акте, находятся на моем ответственном хранении. Материально ответственное лицо: кассир Пархоменко Е.В. 07 июля 2017 г.

Объяснение причин излишков или недостачи: невнимательность.

Материально ответственное лицо кассир Пархоменко Е.В.

Решение руководителя организации: назначить служебное расследование

Генеральный директор Суртаева У.П.

Когда составляется акт инвентаризации

Многие руководители предполагают, что проводить или не проводить инвентаризацию они вправе по собственному желанию. Это не совсем так. В соответствии с нормами действующего законодательства РФ проведение такой процедуры обязательно в следующих случаях:

  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при этом инвентаризация основных средств может проводиться 1 раз в 3 года, библиотечных фондов – раз в 5 лет
  • при передаче организацией имущества в аренду, выкупе, продаже
  • при смене материально ответственных лиц (увольнении, переводе и т.п.)
  • выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества
  • при реорганизации (изменении организационно-правовой формы) или ликвидации организации
  • в случае пожара, стихийного бедствия и др. чрезвычайных ситуациях
  • если в организации введена коллективная (бригадная) ответственность, то инвентаризация обязательна к проведению при смене руководителя такой бригады, при выбытии из коллектива более 50 % ее членов, по требованию одного или нескольких членов.

Помимо указанных случаев, инвентаризация проводится по решению руководителя. Цель проведения мероприятия – выявить фактическое наличие имущества и сопоставить с данными бухгалтерского учета. При этом при смене материально ответственных лиц помимо Акта инвентаризации составляется акт приема-передачи вверенного имущества.

Какое имущество подлежит инвентаризации? Основные средства, финансовые вложения, готовая продукция, товары, нематериальные активы, денежные средства и иные финансовые активы, кредиты, займы и резервы.

Как составляется акт инвентаризации

Процедура проводится по решению руководителя комиссией, состав которой в обязательном порядке утверждается распоряжением. При этом состав такой комиссии, как правило, является постоянным. В него включаются представители администрации организации, бухгалтерии, экономисты, техники и т.п., в т.ч. возможно привлечение независимых аудиторских организаций. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при инвентаризации может стать основанием признать ее результаты недействительными.

В зависимости от цели инвентаризации, плановая она или внеплановая, акты инвентаризации могут иметь разную форму и содержание: акт инвентаризации наличных денежных средств, акт инвентаризации товаров отгруженных и т.п. Форма каждого такого акта утверждения приказом Минфина РФ. Такие формы являются примерными, но очень удобными для применения.

Акт инвентаризации составляется не менее чем в 2 экземплярах, никаких подчисток, исправлений и помарок не допускается. Фактическое наличие имущества проводится исключительно при участии материально ответственных лиц, у которых в ходе процедуры могут быть истребованы объяснения.

Документ должен быть подписан всеми членами комиссии и материально ответственным лицом, который в конце акта инвентаризации дает расписку об отсутствии к членам комиссии претензий.

Уточняющие вопросы по теме

Добрый вечер. После инвентаризации кассы один экземпляр передают бухгалтеру, второй бывшему материально ответственному лицу и третий будущему. Фиксируется ли где-то передача этих экземпляров?

В действующих нормативных актах мы не нашли такого правила, которое регламентировало бы порядок фиксации вручения актов инвентаризации.

Унифицированная форма № ИНВ-15 — бланк и образец

Как часто и в соответствии с какими нормативными актами проводится инвентаризация наличных денежных средств?

Инвентаризация кассы проводитсяв соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина от 13.06.1995 № 49. Согласно п. 1.2 данных указаний денежные средства являются имуществом хозсубъекта.

Для инвентаризации наличных денежных средств Госкомстат разработал унифицированную форму ИНВ-15 и утвердил ее в своем постановлении от 18.08.1998 № 88. Данная форма необязательна к применению и может быть заменена аналогичным документом, разработанным компанией самостоятельно. Однако ИНВ-15 продолжает широко использоваться.

Как часто оформляется акт формы ИНВ-15? Ответ зависит от установленной частоты проводимого контроля. Для внутренних ревизий кассы периодичность проверок определяет руководство юрлица или ИП (п. 7 указания Центробанка РФ о порядке ведения кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У). Проверки могут проводиться регулярно (по плану) или носить внезапный характер.

Не следует забывать и о законодательно установленных случаях, когда проведение инвентаризации кассы обязательно (п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации, утв. приказом Минфина от 13.06.1995 № 49):

  • перед составлением годовых отчетов;
  • при смене кассиров;
  • при выявлении хищения денег или недостачи/излишков в кассе.

Своевременная инвентаризация кассы — это возможность вовремя устранить кассовые нарушения, пресечь злоупотребления, а также избежать возможных штрафов. Если работать с наличными деньгами без учета требований нормативных документов, может последовать наказание по ст. 15.1 КоАП.

Подробнее о кассовой дисциплине и ответственности за ее нарушение — в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

Порядок проведения инвентаризации наличных средств в кассе

Процедура проведения ревизии наличных средств в кассе состоит из следующих этапов:

  1. Утверждение состава комиссии в приказе по унифицированной форме ИНВ-22 (или аналогичной ей, разработанной самостоятельно)
  2. Получение расписки от кассира об отсутствии неоприходованной налички и неучтенных денежных документов. Кассир также передает комиссии последний кассовый отчет.
  3. Пересчет денежных средств и документов, сравнение результата с бухучетом, сверка наличия и движения бланков строгого учета с информацией, отраженной в журнале их регистрации.
  4. Оформление итогов инвентаризации в акте формы ИНВ-15.

Скачать бланк инвентаризации кассы по форме ИНВ-15 можно на нашем сайте.

Порядок и образец заполнения акта ф. ИНВ-15 при инвентаризации кассы

Акт инвентаризации заполняется на компьютере или вручную. Не допускается наличие исправлений или помарок.

В соответствующие разделы акта вносятся:

  • название организации;
  • наименование подразделения (при проведении ревизии кассы в обособленном подразделении);
  • документ — основание для проведения проверки кассы, его номер и дата;
  • номер и дата акта, а также дата проведения инвентаризации;
  • подпись кассира в расписке;
  • фактическая сумма денежных средств, ценных бумаг и иных денежных документов;
  • учетные данные денежных активов;
  • данные результатов ревизии;
  • пояснение выявленных излишек/недостач;
  • подписи членов комиссии и материально ответственных лиц.
Читать еще:  Правильно заполнять первичные документы

Подробнее о порядке, который следует соблюдать при ведении кассовых операций, читайте в материале «Порядок ведения кассовых операций в 2018 году».

Периодическое проведение инвентаризации кассы в интересах любого юрлица и ИП, работающих с наличными деньгами. Это помогает вовремя выявить все недостачи, пресечь злоупотребления и дисциплинировать кассиров. Оформляются результаты инвентаризации с помощью акта формы ИНВ-15 или аналогичной ей.

Составляем акты о результатах инвентаризации

В реальной экономике не все владельцы бизнеса и просто руководители организаций задумываются о необходимости проведения инвентаризации имущества и обязательств предприятия в своих интересах или в соответствии с требованиями законодательства. Поскольку за непроведение обязательных контрольных мероприятий штраф не предусмотрен, многие, особенно малые предприятия, зачастую ее не проводят. Такие действия напрямую противоречат позиции государства, которое обязывает все хозяйствующие субъекты осуществлять учет и контроль достоверности бухгалтерской отчетности, что невозможно без внутренних контрольных мероприятий.

Основными нормативными документами, определяющими порядок проведения инвентаризации, являются:

  1. Федеральный закон №402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
  2. Приказ Минфина от 29.07.1998 № 34н (положение по ведению бухучета).
  3. Приказ Минфина от 13.06.1995 № 49 (методические указания по сличению имущества и обязательств).

Процедура определения фактического наличия объектов с сопоставимыми данными не очень популярна из-за трудоемкости и сложности процесса, но позволяет:

  • объективно оценить порядок учета и хранения имущества;
  • выявить возможные хищения и нарушения в учете;
  • установить причины возникновения кредиторской и дебиторской задолженности;
  • контролировать процесс управления активами, обязательствами и т.д.

Условие проведения: обязательное и инициативное

Регламент проведения определяется самим хозяйствующим субъектом, за исключением случаев, когда проведение такой проверки является обязательным. Случаи проведения обязательной проверки приводятся, например, в п. 27 Приказа Минфина № 34н. Так, в обязательном порядке состав и стоимость активов и задолженностей компании следует проверить:

  • перед началом подготовки годовой бухгалтерской отчетности;
  • в случаях хищения или порчи имущества, подозрений на злоупотребления;
  • при смене материально-ответственного лица (далее — МОЛ);
  • при реорганизации или ликвидации организации;
  • в случае стихийных бедствий (пожар, наводнение и другие случаи форс-мажора) и т.д.

Для подтверждения сохранности имущества, а также для сверки фактического наличия с данными, отраженными в учете, руководство организации может в любой момент инициировать проведение мониторинга в интересах собственника. Особенно актуально это для производственных и торговых компаний, случаи хищения на которых, к сожалению, не редки.

Объекты, подлежащие проверке

При проведении сличения данных может анализироваться наличие абсолютно разных активов и обязательств компании. Вот наиболее распространенные объекты (обязательства):

  • основные средства (здания, сооружения, оборудование, транспорта, инвентарь и т.п.);
  • нематериальные активы (исключительные права на программные продукты, товарные знаки и т.п.);
  • товары;
  • комплектующие и материалы;
  • продукция;
  • денежные средства (наличные, на счетах в кредитных организациях);
  • размер и сроки задолженностей и обязательств.

За сохранность материальных объектов отвечают МОЛ: кладовщики на складах, кассиры, прочие ответственные лица. С такими работниками при приеме на работу подписывают договор о полной материальной ответственности за вверенное им имущество.

Порядок проведения

Решение о проведении сличения данных в любом случае принимает руководство организации. Это решение оформляется приказом, где указывается информация о проводимой проверке:

  • объекты;
  • сроки;
  • участок (дислокация);
  • участники инвентаризационной комиссии;
  • председатель.

Бланк приказа можно скачать ниже.

Перед началом проверки МОЛ передают в бухгалтерию расписку о том, что все документы, подтверждающие приход и расход вверенного им имущества, переданы полностью (пункт 2.4 Приказа Минфина № 49). В процессе проведения составляются инвентаризационные описи, которые затем передаются в бухгалтерию для сверки фактических данных с учетными.
При обнаружении расхождений между фактическими и учетными данными выявляются причины расхождений. К ним могут относиться:

  • пересортица товаров;
  • не списанный своевременно брак;
  • отклонения от технологических норм списания (при нормативном методе учета);
  • ошибки при принятии и списании с учета;
  • хищения, в т.ч. кражи.

По итогам проверки принимается решение об учете выявленных недостач, излишков. Выявленные излишки принимаются на учет, а недостачи либо взыскиваются с виновных лиц, либо, при невозможности списать с виновных, списываются на убытки.

Документальное оформление результатов проверки

В процессе проведения проверки фактического наличия объектов (обязательств) составляются документы контроля, различающиеся в зависимости от объекта. Организация вправе самостоятельно разработать формы документов контроля либо применять унифицированные формы, утвержденные Постановлением 88 Госкомстата.

  • инвентаризационными описями, где отражается фактическое наличие и количество;
  • сличительными ведомостями, где указываются расхождения между фактом и учетными данными.

Контроль ТМЦ, основных и денежных средств

Наличные денежные средства рекомендуется инвентаризировать чаще, в случае значительного движения средств. Для этого используется бланк акта проверки денежных средств в кассе.

Скачать бланк — акт инвентаризации кассы можно в приложении к статье. Там же — образец заполнения акта инвентаризации наличных денежных средств.

Контроль задолженности

Проверка обязательств проводится для определения текущей, просроченной задолженности, задолженности, нереальной к взысканию, среди:

  • покупателей и поставщиков;
  • кредиторов (дебиторов) и прочих лиц.

Результаты оформляются в письменном виде — см. Образец акта инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности.

Подробнее о нереальной к взысканию задолженности ликвидированных контрагентов, а также задолженности, по которой истек срок исковой давности, можно прочитать в ответе Минфина.

Контроль нематериальных активов

Происходит с оформлением формы ИНВ 1-а. Если будут выявлены расхождения по результатам проверки, составляется сличительная ведомость ИНВ-18.

Завершение

Для фиксации итогов контрольных проверок правильности проведения мониторинга оформляют отчет о результатах. Чтобы узнать правила его заполнения — см. Образец заполнения акта о результатах инвентаризации.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector